SYMPA bietet die Option, die Mitglieder einer Mailingliste automatisch aktuell zu halten. Es werden neue Mailinglisten-Mitglieder eintragen, und ehemalige Mailinglisten-Mitglieder entfernt. Dabei stehen diverse Datenquellen zur Verfügung. Um zur Verwaltung der Datenquellen zu kommen, müssen folgende Menüpunkte gewählt werden:
- Liste(n) suchen > Listenübersicht rechts oben im Hauptmenü
- Liste auswählen
- den letzten Menüpunkt Datenquellen-Konfiguration wählen
Die verdigado bietet ein Werkzeug, um Mailinglisten automatisiert mit Sherpa-Selektionen zu synchronisieren.
- Erzeuge zunächst eine Mailingliste wie im Abschnitt Einrichtung der Mailingliste beschrieben. Die angezeigte Adresse und das Passwort werden in den weiteren Schritten noch benötigt.
- Gehe im Sympa in den Bereich Datenquellen-Konfiguration der Mailingliste
- Gehe zum Abschnitt Einbindung entfernter Dateien (include_remote_file)
- In Kurzname für diese Quelle (name) einen Namen ein, beispielsweise
Mitgliederliste
- In URL der Daten (url) die Adresse eintragen, die im ersten Schritt angezeigt wurde
- In Remote Passwort (passwd) das Passwort eintragen, das im ersten Schritt angezeigt wurde
- Ganz unten mit Aktualisieren bestätigen
- SYMPA wird nun kontinuierlich die Datei auf Änderungen prüfen
Die einfachste Art der Mitglieder-Synchronisation ist der Download einer Datei. Dazu muss unter einer Web-Adresse eine einfache Liste von E-Mail-Adressen hinterlegt sein. Dies ist beispielsweise mit einer öffentlich geteilten .txt-Datei in der Wolke machbar.
Aus Sherpa muss eine Liste von E-Mail-Adressen exportiert werden, die später in ein Textdokument kopiert werden. Eine detaillierte Anleitung kommt in Kürze.
Dazu muss in Sherpa eine Selektion als Voreinstellung vorhanden sein, von den Mitglieden die angeschrieben werden sollen.
- Wähle Datei > Exportieren, und dann Export von Selektionsergebnissen
- Wähle in Selektionen die gewünschte Selektion aus
- Setze einen Haken in Datengruppen bei E-Mail/Internet-Adressen
- Wähle OK
Die nun verhandene Datei kann in LibreOffice importiert werden und die Spalte mit den E-Mail-Adressen kopiert werden.
Zunächst muss in der Wolke eine Datei angelegt werden, die die Mitglieder-E-Mail-Adressen enthält.
- Auf https://wolke.netzbegruenung.de anmelden
- Mit "+" eine Datei "Neues Textdokument" anlegen
- Nach Anlegen der Datei in aus der Dateiliste das erweiterte Menü öffnen, welches unter den 3 Punkten zu finden ist
- Umbennenen wählen und die Dateienund von
.md zu .txt ändern und bestätigen
- Das Teilen-Menü öffnen und einen öffentlichen Share-Link erzeugen. Der Share-Link ist, so weit er nirgendwo bekannt gegeben wird, geheim, und kann nicht automatisiert gefunden werden. (Es empfiehlt sich das Ablaufdatum zu verlängern oder zu entfernen, ohne Änderung ist der Link nach 90 Tagen ungültig.)
- Die Datei auswählen und bearbeiten. Dies kann alternativ auch lokal auf dem PC geschehen, sofern der Desktop-Client installiert ist. Die
.txt-Datei kann mit dem Notepad in Windows bearbeitet werden.
- Pro Zeile eine E-Mail-Adresse eintragen. Es kann mittels Copy & Paste auch der komplette Datei-Inhalt aus einer anderen Quelle, beispielsweise Sherpa, ersetzt werden.
Es ist auch möglich die Mitglieder inkl ihres Namens auf die Mailingliste zu setzen. So könnt ihr dann bei Serienmails die Mitglieder mit ihrem Namen anschreiben.
email@adresse.tdl Vorname Nachname und auch hier nur ein Eintrag pro Zeile
Nun kann SYMPA so konfiguriert werden, dass die mittels öffentlichem Share-Link geteilte Datei automatisch eingelesen wird.
für die folgenden Schritte solltest du als postmaster@ eingeloggt sein
- Liste(n) suchen > Listenübersicht rechts oben im Hauptmenü
- Liste auswählen
- den letzten Menüpunkt Datenquellen-Konfiguration wählen
- Gehe zu Einbindung entfernter Dateien (include_remote_file)
- In Kurzname für diese Quelle (name) einen Namen ein, beispielsweise
Mitgliederliste
- In URL der Daten (url) den Share-Link eintragen, und mit
/download ergänzen, beispielsweise https://wolke.netzbegruenung.de/s/QVCL3yqRET3VEcG/download
- Ganz unten mit Aktualisieren bestätigen
- SYMPA wird nun kontinuierlich die Datei auf Änderungen prüfen