Nutzt ihr verdigados Website-System GCMS der verdigado oder habt das für Grüne Mailinglisten benötigte SYMPA-Produkt gebucht? Dann könnt ihr mit der Einrichtung beginnnen!
¶ Benötigte Zugänge und Berechtigungen
Um grüne Mailinglisten anlegen und verwalten zu können, benötigt ihr Folgendes:
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die Sherpa-Rolle „Grünes Netz – Externe Mailinglisten BV/LV/KV/OV – Redakteurin“
Um Grüne Mailinglisten nutzen und entsprechende Listen erstellen und verwalten zu können, benötigst du die Rolle „Sherpa-Rolle Grünes Netz – Externe Mailinglisten BV/LV/KV/OV – Redakteurin“.
Ob du diese Rolle bereits hast, kannst du in deinem Sherpa-Datensatz einsehen, und zwar auf dem Reiter Funktionen. Um diese Rolle zu erhalten, kontaktiere bitte die Person, die in deinem Verband für die Sherpa zuständig ist. Im Zweifelsfall wende dich dazu bitte an deinen Kreis- oder Landesverband. Die zuständige Person kann dir die genannte Berechtigung in der Sherpa in der Rubrik „Grünes Netz – technische Rollen“ zuordnen. Achtung: Die Berechtigungen für das Bearbeiten der Mailingliste innerhalb der SYMPA-Oberfläche ist hiervon unabhängig! -
einen zentralen Mailinglisten-Administrations-Account für SYMPA
In SYMPA kannst du all eure Mailinglisten mit eurem zentralen Mailinglisten-Administrations-Account verwalten. Dieser ist in der Regel aufgebaut nach dem Schema postmaster@deinedomain.de – also beispielsweise postmaster@gruene-berlin.de. Du kannst selbst einen eigenen Admin-Account anlegen. Dabei hilft dir diese Anleitung. -
eure SYMPA-Mailinglisten-Domain
Sie ist aufgebaut nach dem Schema „https://lists.deinedomain.de/“. Beispiel: https://lists.gruene-berlin.de Alternativ gelangst du dorthin, indem du die zentrale Mailserver-Seite Mail.verdigado.net aufrufst, dort auf „Mailinglisten“ klickst und dann die Domain eurer Website eingibst (z. B. gruene-berlin.de). Du wirst dann zu eurer SYMPA-Mailinglisten-Domain weitergeleitet. Auf der Seite kannst du dich mit dem Administrations-Account anmelden und dir bei Bedarf ein neues Passwort zusenden lassen. In SYMPA kannst du Mailinglisten erstellen, verwalten und Sendeprotokolle einsehen. Du kannst in SYMPA natürlich auch wie zuvor Mailinglisten ohne Sherpa-Verknüpfung erstellen.
¶ Verwaltung von Verteilern in Sherpa
Dieser Abschnitt richtet sich an Mailinglisten-Redakteur*innen mit Zugang zur Sherpa.
Alle Mailinglisten, die auf https://gruene-mailinglisten.de verfügbar sind, spiegeln im Hintergrund einen Sherpa Verteiler wieder. Die Liste der initialen Abonnenten wird durch die zugehörige Sherpa Selektion bestimmt.
Hier sind praktisch alle Selektionen denkbar: Mitglieder, Neumitglieder, Delegierte, Mitglieder nach Regionen, ... .
Diese Selektionen können in der SHERPA angelegt und gespeichert werden.
Neben den Abonnenten aus der Sherpa Selektion fließen zusätzlich alle über gruene-mailinglisten.de vorgenommenen Abonnements und Kündigungen in die finale Mailingliste ein.
Damit die Mailingliste in diesem Tool angezeigt werden kann, muss der Verteiler in der Sherpa zunächst richtig eingestellt sein:
- Selektion und Verteiler müssen öffentlich sein.
- Der Verteiler muss für die externe Nutzung freigegeben werden.
¶ Öffentliche Sherpa Selektionen
Hier kannst du deine öffentlichen Sherpa Selektionen verwalten:
¶ Sherpa Selektion einstellen
Welche Personen als Nutzer*innen konkret in der Selektion aufgenommen werden, kann über die Filteroptionen hier eingestellt werden:
¶ Sherpa Verteiler einrichten
Als nächstes muss der Sherpa Verteiler mit der Selektion verknüpft werden und als E-Mail Verteiler eingestellt werden:
¶ Sherpa Verteiler freigeben
Damit der Verteiler vom gruenen-mailinglisten.de verarbeitet werden darf, muss der Verteiler zuerst für die externe Verwendung freigegeben werden. Verwende dazu die entsprechend gekennzeichnete Schaltfläche.
¶ Einrichtung der Mailingliste auf Gruene-Mailinglisten.de
Die Grünen Mailinglisten dienen nur der Verwaltung von Abonnent*innen.
Für das tatsächliche Versenden der Mails ist Sympa, der Mailinglisten-Server der verdigado, zuständig.
Nutzer*innen mit der Redakteur*innen-Rolle erhalten nach dem Login via Grünes Netz über die Schaltfläche mit dem Schraubenschlüsselsymbol Zugang zur Administration der ausgewälten Mailingliste:
¶ Verknüpfung der Mailingliste mit dem Verteiler
Um die Einrichtung der Mailingliste abzuschließen, müssen die Einstellungen der Mailingliste bearbeitet werden.
Mailinglisten-URL, Benutzer und Passwort findest du direkt hier.
- Die Beschreibung zur Einrichtung findest du direkt im Administrationsfenster.
- Die notwendigen Daten zur Mailinglisten-ID und Sympa-Adresse findest du in der Kopfzeile in den Feldern URL der Daten (url), Benutzer auf dem entfernten Rechner (user) und Passwort auf dem entfernten Rechner (passwd). Diese Daten in die Sympa-Konfiguration der Mailinglisten übertragen werden. Melde dich dazu auf deiner Mailinglisten-Domain (z.B. https://lists.gruene-musterstadt.de) mit dem Postmaster-Account an.
¶ Mailinglisten bearbeiten
Ganz unten im Fenster kannst du die Einstellungen der Mailingliste bearbeiten. Die Sichtbarkeit kann eingestellt werden auf:
- Öffentlich: Jede*r kann die Mailingliste abonnieren.
- Parteimitglieder: Nur Parteimitglieder können die Mailingliste abonnieren.
- LV-, KV- oder OV- Mitglieder: Liste ist nur für zugehörige LV-, KV- oder OV-Mitglieder sichtbar.
- Intern: Nur Redakteur*innen können die Mailingliste sehen (Standard).
Außerdem können Mailinglisten als Zwangsverteiler mit Hilfe des Schalters Diese Liste kann abbestellt werden eingerichtet werden.
Zwangsverteiler können von Nutzer*innen nicht abonniert oder gekündigt werden. Zwangsverteiler sollten nur für absolut notwendige Kommunikation im Sinne der Satzung genutzt werden (z.B. Liste aller Mitglieder über die Einladungen zu den KMV versendet werden)