¶ Datenschutzhinweise
Es gibt einige Einstellungen in SYMPA, die eine Mailingliste datenschutzfreundlich gestalten.
Es gibt Konfigurations-Optionen in SYMPA, die personenbezogene Informationen preisgeben können. Wir empfehlen, die Einstellungen einer Mailingliste gründlich zu prüfen. Die wichtigsten Einstellungen sind folgend gelistet. Bei Fragen oder Problemen steht unser Support zur Verfügung.
Die diesbezüglichen Einstellungen sind für die jeweilige Mailingliste unter
Administration > Listenkonfiguration bearbeiten > Privilegien zu finden.
¶ Liste aller Abonnent*innen sehen
Wir empfehlen die Liste der Abonnent*innen nur Moderator*innen und Listeneigentümer*innen zugänglich zu machen. Dazu muss unter dem Punkt Wer kann Abonnenten auflisten (review) auf nur Listeneigentümer (und Listenamdinistrator) (owner) umgestellt werden.
¶ Mailingliste abonnieren
Wir empfehlen die Einstellung Wer kann die Liste abonnieren (subscribe) auf Abonnieren nicht möglich (closed) oder Bestätigung durch Eigentümer (owner) zu stellen.
¶ Mailingliste erstellen
- Auf https://mail.verdigado.net gehen
- SYMPA / Mailingliste wählen und Domain oder postmaster-E-Mail-Adresse eingeben. Anschließend sollte der Browser zur richtigen Mailinglisten-Verwaltung (beispielsweise https://lists.gruene-musterstadt.de) weitergeleitet werden.
- In der SYMPA-Oberfläche rechts oben Anmelden auswählen, anschließend als
postmaster@DOMAIN.TLDanmelden (beispielsweise postmaster@gruene-musterstadt.de). Falls noch kein Administrator-Account existiert, muss dieser zunächst erstellt werden. - Nach erfolgreicher Anmeldung mittig im Bildschirm das großes Plus mit der Beschreibung "Liste anlegen" auswählen.
- Jetzt können die initialen Eigenschaften der neuen Mailingliste festgelegt werden. Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Die genannten Listentypen sind nur eine grobe Vorlage für häufige Anwendungsfälle, nach Erstellen der Liste gibt es detailreiche Konfigurations-Möglichkeiten.
- Mit Auswahl von Anfrage zur Listenerzeugung senden wird die Liste erstellt.
¶ Mailingliste verwalten
Weitere Einstellungen, beispielsweise das initiale Eintragen von Empfänger*innen, und die Moderation ist nun über Liste(n) suchen > Listenübersicht und anschließender Auswahl der neuen Liste möglich.
¶ Beschränkungen für Versand über Mailingliste
¶ Verfügbare Versand-Beschränkungen
SYMPA erlaubt es, den Kreis an erlaubten Absender*innen einzuschränken. Wir empfehlen, eine der folgenden Einstellungen zu wählen:
- beschränkt auf Abonnenten (private): Dies ist die Standardeinstellung für eine normale Mailingliste. Abonnent*innen dürfen frei E-Mails über die Mailingliste schicken, externe Absender werden abgewiesen.
- Privat, moderiert für Nicht-Abonnenten (privateoreditorkey): Mit dieser Einstellung können Abonnent*innen frei E-Mails über die Mailingliste schicken. E-Mails von externen Absender*innen werden den Moderator*innen zur Freigabe vorgelegt.
- Moderiert (editorkey): Alle E-Mails müssen von Moderator*innen freigegeben werden.
Von "offenen" Listen raten wir explizit ab. Diese können für Spam missbraucht werden, was dazu führt, dass der gesamte Mailinglisten-Server von anderen Anbietern blockiert wird.
¶ Nachrichten-Versand für Mailingliste einschränken
Um für eine Mailingliste die erlauben Absender*innen einzuschränken, gehe vor wie folgt:
- Aus dem Hauptmenü oben wähle Liste(n) suchen > Listenübersicht
- Wähle die zu bearbeitenden Liste aus.
- Im Menü am linken Rand Administration auswählen
- Wähle Listenkonfiguration bearbeiten
- Wähle (erneut) Listenkonfiguration bearbeiten > Einstellungen zum Senden/Empfangen
- Gehe zu Wer kann Nachrichten senden (send) und wähle eine Option aus
- Bestätige die Änderung mit Aktualisieren
¶ Antwort-Adresse
Als Absender-Adresse in einer Mailingliste steht normalerweise die Adresse der Mailingliste selbst. Dies ist nötig, um nicht in Spam-Filtern zu landen. Optional kann die E-Mail-Adresse der Autor*in in ein "Antworten an" (Reply-To) gesetzt werden. Dies ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Antworten in der Regel nicht über die Liste zurück gehen sollen, sondern an die Autor*in. Es ist nicht möglich, die Adresse der Autor*in als Absender-Adresse zu verwenden. Die entsprechende Einstellung wird nicht vom System übernommen.
Um für eine Mailingliste das "Antworten an" auf den Absender zu stellen, gehe vor wie folgt:
- Aus dem Hauptmenü oben wähle Liste(n) suchen > Listenübersicht
- Wähle die zu bearbeitenden Liste aus.
- Im Menü am linken Rand Administration auswählen
- Wähle Listenkonfiguration bearbeiten
- Wähle (erneut) Listenkonfiguration bearbeiten > Einstellungen zum Senden/Empfangen
- Gehe zu Antwortadresse (reply_to_header) und wähle Absender
- Bestätige die Änderung mit Aktualisieren
¶ Limit für E-Mail-Anhänge ändern
Um für das Limit für E-Mail-Größen zu ändern, gehe vor wie folgt:
- Aus dem Hauptmenü oben wähle Liste(n) suchen > Listenübersicht
- Wähle die zu bearbeitenden Liste aus.
- Im Menü am linken Rand Administration auswählen
- Wähle Listenkonfiguration bearbeiten
- Wähle (erneut) Listenkonfiguration bearbeiten > Einstellungen zum Senden/Empfangen
- Gehe zu Maximale Nachrichtengröße (max_size) und trage eine Größe in Byte ein (Beispielrechnung für 10 MB: 10 * 1024 * 1024 = 10485760)
- Bestätige die Änderung mit Aktualisieren
¶ Datenschutzerklärung im Abonnement verlinken
Um im Abonnement-Formular eine Datenschutzerklärung zu verlinken, gehe vor wie folgt:
- Aus dem Hauptmenü oben wähle Liste(n) suchen > Listenübersicht
- Wähle die zu bearbeitenden Liste aus.
- Im Menü am linken Rand Administration auswählen
- Wähle Listenkonfiguration bearbeiten > Verschiedenes
- Gehe zu eigene Parameter (custom_vars)
- Trage bei Var.-Name (name)
dseund in Var.-Wert (value) den Link zur Datenschutzerklärung ein. - Bestätige die Änderung mit Aktualisieren