E-Mail-Anbieter versuchen ihren Kund*innen eine möglichst Spam-freie Nutzung von E-Mail-Adressen zu ermöglichen. Deswegen setzen viele Anbieter, beispielsweise Microsoft und Yahoo, strenge Spam-Filter ein.
Das Grüne CMS wird insbesondere von Verbänden von Bündnis 90 / Die Grünen genutzt, welche häufig Newsletter versenden. Zur politischen Arbeit ist dies notwendig. Aus Mail-Anbieter-Perspektive unterscheiden sich Newsletter, da diese häufig auch für aggressives Marketing verwendet werden, nur wenig von regulärem Spam. Deswegen liegt ein besonderer Interessenkonflikt vor: Auf der einen Seite versucht die Partei Interessent*innen über Themen zu informieren, auf der anderen Seite versuchen E-Mail-Anbieter ihre Nutzer*innen vor aggresivem Marketing zu schützen. Erschwerend kommt hinzu, dass das wiederholte Einstufen von E-Mails eines Mailservers, beispielsweise der des Grünen CMS, als Spam dazu führt, das künftig alle E-Mails dieses Server als Spam eingestuft und blockiert werden.
Die Einstufung von E-Mails als Spam kann folgende Ursachen haben:
Newsletter-E-Mails können aus "Bequemlichkeit" als Spam markiert werden. Im Regelfall führt das effektiv zum Abbestellen eines Newsletters, ohne dass Newsletter-Abbestell-Prozesse durchgeklickt werden müssen.
Sobald Nutzer*innen E-Mails einfach oder mehrfach als Spam markieren, kann ein kompletter absendende Mail-Server oder die Absender-Adresse für alle anderen User des selben Anbieters blockiert werden.
Ein Faktor kann sein, dass der massenhafte gleichzeitige Versand von E-Mails von vielen Anbietern automatisch als Spam eingestuft und blockiert wird.
Manche Mail-Anbieter verlangen beim Versand von Newslettern beispielsweise zwingend, dass ein Link zum Abbestellen eines Newsletters vorhanden ist. Außerdem sollten nicht zu viele veraltete Mailboxen in den Mailinglisten oder Verteilern vorhanden sein, die nicht mehr existieren, oder bereits in der Vergangenheit zu Fehlern geführt haben (beispielsweise weil die Mailbox voll ist). Ist dies nicht der Fall, werden solche Newsletter-E-Mails als Spam blockiert. Viele große Mailanbieter geben auch öffentlich ihre Policies für den Empfang von Newslettern an, beispielsweise Telekom, GMail oder GMX.
Die folgenden Regeln sollen helfen sicherzustellen, dass Newsletter ihr Ziel erreichen:
Wir behalten uns vor, Accounts zu sperren, die wiederholt gegen diese Regeln verstoßen.
Die Newsletter-Funktion des verdigado-Mailinglistenservers erfüllt automatisch bereits eine Reihe der oben genannten Anforderungen:
Lists-unsubscribe-Header nach RFC 8058. Damit ist die Anforderung, dass es ein gut gekennzeichnetes Opt-Out geben sollte, erfüllt.